Er wordt vaak gesproken over de ‘Wet Incassokosten’ oftewel de WIK; de regeling heet Besluit Vergoeding voor Buitengerechtelijke Incassokosten en is officieel ingegaan op 1 juli 2012. Het is een staffel die wordt berekend over de hoofdsom, zoals hieronder genoemd. Let op, de WIK geldt verplicht bij consumentenvorderingen (zie vraag 5 igv B2B).
Incassokosten voor consumenten per 1 juli 2012
15% over over de eerste € 2.500,- van de hoofdsom van de vordering, met een minimum van € 40,-;
10% over de volgende € 2.500,- van de hoofdsom van de vordering;
5% over de volgende € 5.000,- van de hoofdsom van de vordering;
1% over de volgende € 190.000,- van de hoofdsom van de vordering;
0,5% over het meerdere van de hoofdsom met een maximum van € 6.775,-.
Rekenvoorbeelden (eventueel te verhogen met BTW)
1) Bij een vordering met een hoofdsom van € 125,- bedragen de incassokosten:
15% over € 125,- = € 18,75 maar dit ligt onder het minimum, dus wordt het minimum berekend en zijn de incassokosten € 40,-.
2) Bij een vordering met een hoofdsom van € 23.000,- bedragen de incassokosten:
15% over € 2.500,- = € 375,- verhoogd met:
10% over € 2.500,- = € 250,- verhoogd met:
5% over € 5.000,- = € 250,- verhoogd met:
1% over € 13.000,- = € 130,-
Totaal is in dit rekenvoorbeeld sprake van € 1.005,- aan incassokosten. Dit bedrag wordt zo mogelijk nog verhoogd met de BTW, zie hieronder voor de situatie waarin dit speelt.
Wel of niet BTW over incassokosten door een incassobureau
Of over de incassokosten ook nog BTW mag worden berekend, is afhankelijk van de vraag of de schuldeiser zelf BTW-plichtig is. Als dat zo is (en de schuldeiser dus zelf BTW kan terugvragen aan de fiscus) dan mag een incassobureau geen BTW over de incassokosten berekenen. Is de schuldeiser niet BTW-plichtig, dan is het bedrag aan BTW voor hem een ‘schadepost’ omdat dit bedrag niet kan worden teruggevraagd bij de belastingdienst. Op dat moment zal een incassobureau ook BTW over de incassokosten berekenen en wordt aan de schuldenaar dus een hoger bedrag in rekening gebracht. Dus het incassobureau bekijkt dit als volgt:
1) is schuldeiser BTW-plichtig -> dan geen BTW over de incassokosten / 2) is schuldeiser niet BTW-plichtig -> dan wel BTW over de incassokosten.
Vragen en antwoorden over incassokosten en de WIK
1. Vanaf welke datum gelden deze tarieven?
De Wet Incassokosten en het bijbehorende besluit (WIK) zijn per 1 juli 2012 inwerking getreden. De regeling geldt voor vorderingen die ná 1 juli 2012 betaald hadden moeten zijn. De datum van de factuur is dus niet beslissend: het gaat om de datum waarop betalingsverzuim is ingetreden. Wanneer er voor 1 juli 2012 reeds verzuim was, wordt de vergoeding voor de incassokosten berekend volgens het voor die datum (1 juli) geldende recht (Rapport Voorwerk).
2. Zijn er direct incassokosten verschuldigd?
Als het een consumentenvordering betreft niet, dan moet er volgens de WIK eerst een kosteloze aanmaning plaatsvinden. In de rechtspraak en daarbuiten is dit de ’14-dagen brief’ gaan heten, waarover De Hoge Raad in november 2016 nadere uitspraak over heeft gedaan.
Conform deze uitspraak vangt die termijn van 14 dagen aan op de dag nádat de schuldenaar de aanmaning heeft ontvangen. Op deze manier krijgt de schuldenaar in ieder geval ook echt 14 dagen de tijd om alsnog te betalen zonder bijkomende incassokosten. In de 14-dagen brief moeten de gevolgen worden genoemd wanneer er niet wordt betaald. Ook moet het bedrag aan incassokosten dat daarna verschuldigd is worden vermeld.
De tekst in de kosteloze aanmaning luistert nauw. Staat het niet goed omschreven, dan worden bij een eventuele procedure de incassokosten mogelijk afgewezen. Meld daarom in de 14-dagen brief dat ‘binnen veertien dagen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd’ of ‘binnen vijftien dagen nadat deze brief bij u is bezorgd’ moet zijn betaald. Een langere termijn kunt u ook hanteren, maar omschrijf het altijd duidelijk.
3. Mogen er nog andere kosten in rekening worden gebracht bij de debiteur?
Nee. Administratiekosten, dossierkosten, maar ook gemaakte kosten tbv informatievoorziening (bijv. KvK, Kadaster) mogen niet apart in rekening worden gebracht.
Het besluit gaat uit van een vaste vergoeding voor incassokosten waarbij het is losgekoppeld van de kosten van de verrichte incassohandelingen. In de WIK wordt bepaald welk bedrag maximaal aan de schuldenaar kan worden gevraagd als incassokosten. Het zijn kosten die de schuldenaar moet betalen omdat hij het oorspronkelijke bedrag te laat heeft betaald en daarom incassohandelingen moeten worden verricht om alsnog betaling te krijgen. De vergoeding omvat alle incassohandelingen, dus ongeacht de omschrijving van de kosten van die handelingen (bv. administratie- of registratiekosten).
4. Hoe zit het met de rente?
De wettelijke vergoeding van de incassokosten waarop volgens de nieuwe regeling aanspraak kan worden gemaakt, wordt berekend over de hoofdsom. De schuldeiser kan daarnaast niet ook aanspraak maken op een vergoeding voor de kosten voor het incasseren van de verschuldigde wettelijke rente. Het is voor de berekening van de verschuldigde vergoeding voor de incassokosten in beginsel niet van belang hoe lang de schuldenaar in verzuim is. Wel wordt gewezen op artikel 6:119, tweede lid en artikel 6:119a, derde lid BW. In die bepalingen wordt de hoofdsom na afloop van een jaar waarover de wettelijke rente wordt berekend, vermeerderd (dus verhoogd) met het bedrag dat aan wettelijke rente is berekend.
Dit heeft tot gevolg dat wanneer het innen van de incassokosten langer duurt dan een jaar, de incassokosten opnieuw berekend kunnen worden aan de hand van nieuwe hoofdsom van de vordering (d.w.z. de oorspronkelijke hoofdsom verhoogd met de wettelijke rente). Het voorgaande geldt in gelijke mate wanneer er een hogere rente is bedongen in plaats van de wettelijke rente (punt 5 Nota van Toelichting).
5. Geldt deze wet ook voor B2B?
Dat ligt er aan en kan niet zondermeer met ja of nee worden beantwoord. Voor B2B is deze regeling van zogenaamd ‘regelend recht’. Dat wil zeggen dat partijen hiervan mogen afwijken en andere afspraken mogen maken met elkaar. Dat betekent dus dat de WIK (de wettelijke maximale vergoeding voor de incassokosten) geldt tenzij men heeft afgesproken van de WIK af te wijken. Er kan zowel een lager als een hoger bedrag voor incassokosten zijn overeengekomen. De regeling biedt daarmee bescherming aan (kleine) bedrijven doordat in beginsel de wettelijke maximale incassokosten van de WIK gelden. Overigens oordeelde de Hoge Raad wel dat bij hogere tarieven dan de wettelijke bij zakelijke schulden wel moet worden onderbouwd waarom er meer kosten zijn gemaakt dan de wettelijke.
6. Geldt het wettelijke vereiste van een aanmaning met ten minste 14 dagen ook in geval van B2B?
Nee, bij B2B niet. Dit is alleen een vereiste indien de schuldenaar een natuurlijk persoon is, die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf.
Met ingang van 1 juli 2017 is De ‘Wet late betalingen’ inwerking getreden. Daarmee komt er een einde aan het zonder consequenties kunnen afdwingen van lange(re) betaaltermijnen door grote bedrijven van hun leveranciers en dienstverleners in het MKB en zelfstandig ondernemers. De grote ondernemingen kunnen nu geen langere betaaltermijn dan 60 dagen meer overeenkomen met het midden- en kleinbedrijf en zelfstandig ondernemers als leverancier of dienstverlener. Overeenkomsten met betaaltermijnen van langer dan 60 dagen worden nietig verklaard. De betaaltermijn wordt van rechtswege omgezet in een betaaltermijn van 30 dagen. Als de afnemer de factuur pas na 30 dagen betaalt, is van rechtswege de wettelijke handelsrente (2017: 8% per jaar) verschuldigd over de termijn die de 30 dagen overschrijdt. Voor bestaande overeenkomsten geldt een overgangsregeling van één jaar.
6 a. Hoe zit het met een eenmanszaak, is dat B2B of valt die onder de WIK?
Men valt onder de WIK indien men 1) een natuurlijke persoon is en 2) niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Bij een eenmanszaak kan er mogelijk wel een schemergebied ontstaan als er is gehandeld in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Vaak zal de aard en inhoud van de onderliggende overeenkomst wel een goed aanknopingspunt bieden.
6 b. In de toelichting noemt de Minister dat het voor crediteuren verplicht is om het eventuele in rekening te brengen bedrag aan incassokosten in de verplichte aanmaning te noemen. Is dit ook het geval wanneer de crediteur niet zelf de incassokosten in rekening brengt?
Er wordt nadrukkelijk geen onderscheid gemaakt tussen de situatie waarin het incassotraject door de schuldeiser zelf wordt uitgevoerd of door hem/haar wordt uitbesteed, dat geldt ook voor deze bepaling in de toelichting. Het eventueel in rekening te brengen bedrag aan incassokosten moet in de verplichte aanmaning worden genoemd, ook indien de schuldeiser niet zelf de incassokosten in rekening brengt.
7. Moet de 14-dagen brief aangetekend worden verstuurd?
Nee. Het is geen verplichting om de brief aangetekend te verzenden. Er zitten mogelijk wel haken en ogen aan, als het gaat om de bewijslast. In november 2016 heeft de Hoge Raad uitspraak gedaan over de wijze waarop met de ontvangst van de 14-dagen termijn moet worden omgegaan. Het lijkt de schuldenaar met deze uitspraak eenvoudig te zijn gemaakt om de ontvangst van de 14-dagen brief te ontkennen. De schuldeiser moet in beginsel bewijzen dat deze brief door hem is verzonden naar een adres waarvan hij redelijkerwijs mocht aannemen dat de schuldenaar daar kon worden bereikt en op welke dag de brief op dat adres (op zijn laatst) is aangekomen.
